Els registres comptables i estats financers són dos components bàsics dins de la comptabilitat d'una empresa.
La comptabilitat moderna consta d'un cicle de set etapes. Els tres primers es refereixen a la sistematització de llibres, és a dir, a la compilació i registre sistemàtics de les transaccions financeres. Els documents financers constitueixen la base de la comptabilitat; entre aquests documents cal destacar els xecs de banc, les factures esteses i les factures pagades. La informació continguda en aquests documents es trasllada als llibres comptables, el diari i el major. En el llibre diari es reflecteixen totes les transaccions realitzades per l'empresa, mentre que en el major es reflecteixen les transaccions que afecten a les diferents partides comptables, per exemple, caixa, bancs, clients, proveïdors, entre altres.
Primer pas.
El registre de cada transacció en el llibre diari constitueix el punt de partida del sistema comptable de doble entrada. Amb aquest sistema s'analitza l'estructura financera d'una organització tenint en compte el doble efecte que tota transacció té sobre aquesta estructura (una compra de béns constitueix, per una banda, un augment de l'actiu, però també reflecteix una disminució del mateix en reduir la quantitat de diners disponible). Per això, tota transacció té una doble dimensió: la primera, el deure (que apareix a la esquerra) i, la segona, haver (que apareix a la dreta). Aquesta doble dimensió afecta de diferent manera a l'estructura financera. En funció de la seva naturalesa, una partida comptable pot disminuir amb el deure i incrementar amb l'haver, i una altra pot augmentar amb el ha i disminuir amb l'haver.
Segon pas.
En la següent etapa del cicle comptable les quantitats reflectides en el llibre diari es copien en el llibre major, en el qual apareix el compte concreta de cada partida comptable. En cada compte apareixen els dèbits a l'esquerra i els crèdits a la dreta, de manera que el saldo, és a dir el crèdit o el dèbit net de cada compte, es pot calcular amb facilitat.
Cada compte llibre del gran pot al seu torn desglossar, és a dir, en cada compte es poden diferenciar diferents aspectes. Per exemple, en el compte de clients es poden desglossar, un a un, els clients de l'empresa, per saber quant ha comprat cada un d'ells.
Tercer pas.
Una vegada reflectides totes les transaccions en el llibre major es procedeix a obtenir el saldo-deutor o creditor-de cada compte. La suma de tots els saldos creditors ha de ser igual a la suma de tots els saldos deutors, però amb signe contrari, ja que cada transacció que genera un crèdit provoca, al mateix temps, un dèbit de la mateixa quantia. Aquest pas, al igual que els següents, es produeix en concloure l'any fiscal. Quant s'han completat els diferents llibres, finalitza la part de la sistematització de llibres del cicle comptable.
Quart pas.
Finalitzades les etapes corresponents a la tenidoria de llibres, el comptable o comptador públic procedeix a ajustar una sèrie de comptes amb el propòsit de destacar fets econòmics que, encara que no s'han produït de forma convencional, si representen transaccions liquidades. A continuació destaquem alguns dels casos més comuns: ingressos pendents de pagament (per exemple, interessos a cobrar que encara no han fet efectius); despeses pendents (per exemple, salaris del mes corrent que encara no s'han satisfet); ingressos percebuts amb antelació (per exemple, quan es rep la quantia d'una subscripció per endavant), despeses que es realitzen d'una forma anticipada (el pagament de la prima d'una assegurança de risc); la depreciació (reconeixement que el cost d'una màquina s'ha d'amortitzar al llarg dels anys de la seva vida útil); inventaris (valoració dels béns emmagatzemats i verificació de que la quantitat emmagatzemada coincideix amb la que es deriva dels comptes); i impagats (consisteix a declarar una sèrie de comptes pendents de pagament com de dubtós cobrament, de manera que es reconegui el possible menyscapte en el futur).
Cinquè i sisè passos.
Un cop realitzats els ajustos anteriors, el comptador públic fa un primer balanç de comprovació de saldos, adaptant-los amb els ajustos anteriors (pas cinquè). Quan s'han actualitzat tots els saldos es procedeix a redactar el balanç i preparar el compte de pèrdues i guanys (Pas sisè). Els saldos dels diferents comptes proporcionen la font de dades per a la comptabilitat financera i de costos de l'empresa.
Setè pas.
L'últim pas consisteix a tancar les comptes anuals, transferint al compte de pèrdues i guanys amb el propòsit que els comptes que corresponen només a l'activitat anual es len
unes a les altres, perquè els crèdits i dèbits del següent any fiscal reflecteixin en particular l'activitat fiscal d'aquest any.
Estats financers
Els estats financers representen el producte final del procés comptable i tenen com a objecte, presentar informació financera perquè els diversos usuaris d' els estats financers puguin prendre decisions eficients i oportunes. Ara bé, la informació financera que aquests usuaris requereixen s'enfoca primordialment en la:
a. Avaluació de la rendibilitat;
b. Avaluació de la posició financera, que inclou la seva solvència i liquiditat;
c. Avaluació de la capacitat financera de creixement;
d. Avaluació del flux de fons.
D'acord amb aquestes necessitats els estats financers bàsics són: Estat de situació financera o balanç general. Mostra els actius, passius i el capital comptable a una data determinada. Està integrat per:
- Actiu
- Passiu
Capital Comptable
L'actiu representa tots els béns d'una empresa, com l'efectiu en caixa i en bancs, els comptes per cobrar als clients i altres deutors, maquinària, equips de transport i altres. La classificació dels actius es realitza de la següent manera:
- Actius circulants que s'integra per caixa, bancs, client, comptes per cobrar a deutors diversos, inventaris, impostos en favor de.
- Actius no circulants a termini, son la maquinària i equips, béns immobles.
- Actius diferits que s'integren com a béns i drets que té l'empresa que no són físicament mesurables a saber les despeses d'instal lació, rendes pagades per anticipat.
Els passius estan integrats per tots els deutes que es tenen en l'empresa i estan integrats per:
- Passius a curt termini que són deutes que s'han de cobrir abans d'un any com són els impostos per pagar, les deutes amb proveïdors i altres comptes per pagar.
- Passiu a llarg termini que són els deutes que s'han de cobrir a més d'un any com són els crèdits hipotecaris.
El capital comptable està integrat per les aportacions dels socis, les utilitats generades en anys anteriors i les reserves legals. Estat de resultats. Mostra els ingressos, costos- despeses i la utilitat o pèrdua resultant en el període. Els elements que integren aquest estat financer són:
- Vendes
- Devolucions i rebaixes sobre vendes
- Costos i despeses
- Utilitat bruta
Estat de variacions en el capital comptable. Mostra els canvis en la inversió dels propietaris durant el període. Aquest estat financer s'elabora tenint en compte les aportacions de capital que es hagin efectuat per exercici, disminuint les reduccions de capital per arribar al capital actual de una empresa.
Estat de canvis en la situació financera. Mostra la forma en què es van modificar els recursos i les obligacions de l'empresa durant el període, es elabora prenent els balanços generals de dos períodes, i comparant-los per a determinar els recursos generats o
utilitzats durant les operacions de l'empresa durant aquests anys.
Altres registres comptables
Comprèn una sèrie de registres que s'assenyalen a
continuació:
- Béns de producció
- Registre de nòmina
- Registre de les devolucions i rebaixes en vendes
- Registre de comprovants
- Registre de Xecs
